A experiência de um evento começa no primeiro contato com possíveis participantes, quando eles se identificam com o tema abordado e buscam mais informações. Por isso, focar em planejar cada passo do seu evento online pode trazer resultados incríveis.

Bom, antes de começarmos, é importante destacar que, em 2020, o setor de eventos sofreu diversas mudanças e precisou ser reinventado. Passamos a enxergar novos modos de levar experiências e conhecimentos para as pessoas de forma mais prática e rápida.

Porém, mesmo que pareça fácil, apenas ligar a câmera e dar início ao evento não é suficiente. No cenário atual, no qual podemos, em segundos, sair de uma live para outra, é preciso pensar em estratégias para atrair e engajar a audiência.

Imagem de dois cachorros em uma chamada de vídeo
Foto por visuals no Unsplash

Para ajudar você nessa jornada, criamos um passo a passo começando pelo tema, tipologias, plataformas de transmissão, ingressos, divulgação, programação e finalizando com o que fazer no pós evento.

Vamos começar?

#1 Tema do evento

O primeiro passo é escolher o tema do evento. Nesse momento, algumas questões precisam ser consideradas:

  • Qual é o objetivo do evento?
  • Quem é o público-alvo? E o que ele tem interesse?
  • Qual assunto você tem autoridade para falar?
  • Esse assunto agrega algo para o público-alvo (leva conhecimento, soluciona dores, permite networking, etc)?
  • Quem vão ser os convidados?

Além de se fazer essas perguntas, você pode buscar assuntos em alta no seu nicho de mercado e/ou perguntar ao público nas rede sociais.

#2 Tipo de evento

Com o tema escolhido, é o momento de pensar no tipo do evento. São diversos tipos disponíveis, mas nós separamos alguns principais:

  • Curso
  • Meetup
  • Webinar
  • Bate-Papo
  • Workshop
  • Conferência

“Ok, mas como sei qual é o melhor para o meu evento?”

Bom, volte para o objetivo e o tema do seu evento.

É um assunto muito extenso e com vários convidados? Você vai precisar dividir em alguns dias ou poucas horas já esgotam o tema? Os participantes precisam falar ou aparecer em vídeo?

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#3 Plataforma de transmissão do evento

Após as etapas anteriores e tendo em mente a expectativa do número de participantes, é hora de escolher a plataforma de transmissão do evento.

Se for um workshop com poucos participantes, por exemplo, talvez você queira ter um contato maior com audiência e usar plataformas como o Zoom ou Meet seja o ideal. Já se o evento visa alcançar um número maior de público, usar o Youtube pode ser a melhor opção.

Algumas das principais plataformas são:

#4 Ingressos para o evento

Algumas plataformas, como Sympla, Congressy, EventBrite e Even3, ajudam a organizar a venda de ingressos e geram uma sensação maior de confiança nos interessados.

Além disso, elas ajudam no próximo passo: a divulgação, porque o evento fica disponível e qualquer pessoa pode encontrá-lo navegando pelo site e usando as palavras-chave.

#5 Divulgação do evento

A etapa de divulgação é essencial e precisa estar alinhada com a identidade e o público-alvo do evento. Lembre-se que esse é o primeiro contato que as pessoas terão com seu evento e você precisa fornecer o máximo de detalhes para garantir a aderência delas.

Ao pensar na estratégia de divulgação do seu evento, pense nos canais que serão utilizados (facebook, instagram, site, etc). As principais redes sociais permitem que você veja a faixa etária, o gênero e o horário em que seu público está ativo. Use esses dados para otimizar a sua estratégia.

Além disso, é importante pensar na parte visual. Mas não se preocupe, você não precisa ser um designer, sites como Canva e Over podem te ajudar 🙂

#6 Programação do evento

A programação envolve todas as atividades durante o evento: pautas, convidados, sorteios, interação com o público, etc.

Assim como nos passos anteriores, o objetivo do evento precisa ser considerado e funcionará como um norte para as ações. Além disso, é o momento de tornar o seu evento diferente dos demais, proporcionando experiências únicas para os participantes.

Lembre-se que as pessoas estão ali pelo conteúdo, mas também precisam de pausas, de momentos de descontração e interação com os convidados e outros participantes.

#7 Pesquisa de satisfação

Aqui na LEVE, seguimos muito a cultura do feedback, por isso essa etapa é essencial para nós.

Acreditamos que só com feedbacks constantes podemos evoluir e melhorar nossos serviços. E, como queremos que seus eventos sejam cada vez mais incríveis, indicamos esse passo 🙂

Primeiro, crie um formulário online usando o SurveyMonkey, Google Forms ou Typeform. Procure fazer perguntas simples – o próprio site da SurveyMonkey indica algumas, como:

  • Qual foi seu nível de satisfação com o evento?
  • Do que você mais gostou no evento?
  • Do que você menos gostou no evento?
  • Qual é a probabilidade de você participar de um de nossos eventos no futuro? 
  • Qual é a probabilidade de você recomendar nossos eventos para um amigo?

E, com as ferramentas que apresentamos para a venda de ingressos, você terá acesso ao e-mail dos participantes (nada de enviar spam, ok?) e poderá enviar o link do formulário. Depois, é só analisar as respostas, avaliar os pontos de melhoria e colocá-los em prática no futuro.

Com esses 7 passos temos certeza de que você conseguirá realizar eventos online de uma forma simples e alcançará bons resultados.

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Lohraynne Fernandes

Assessora de Marketing na LEVE Consultoria e Gestão de Projetos

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